Apostil və sənədlərin Rusiyada leqallaşdırılması

Əgər xarici sənəd Rusiyada istifadə olunmalıdırlarsa, onun tez-tez təsdiq edilməsi tələb olunur: apostil qoyulması, konsul leqallaşdırılması və ya notarial tərcümənin tərtib edilməsi. Seçim, sənədin verildiyi ölkədən, həmin ölkə ilə Rusiya arasında beynəlxalq müqavilələrdən, eləcə də konkret dövlət orqanının tələblərindən asılıdır.

• apostil tələb olunur, əgər sənəd 1961-ci il Haaqa Konvensiyasında iştirak edən bir ölkədə verilibsə;
• konsul leqallaşdırması tələb olunur, əgər ölkə Haaqa Konvensiyasında iştirak etmirsə və leqallaşdırmanın ləğvi ilə bağlı müqavilə yoxdursa;
• apostilsiz və leqallaşdırmasız sənədlər qəbul oluna bilər, əgər Rusiya ilə verən ölkə arasında hüquqi yardım haqqında saziş varsa;
• rus dilinə tərcümə demək olar ki, həmişə tələb olunur, əgər sənəd rus dilində tərtib edilməyibsə.

Apostil, sənədin məzmununu deyil, imzanın, imzalayan şəxsin və sənədi verən orqanın möhürü/stampını təsdiq edir. Bu tərif Rusiyanın konsul müəssisələri tərəfindən istifadə olunur və apostil üzrə Haaqa Konvensiyasının mənasına uyğundur.

Apostil nədir

Apostil — bu, rəsmi sənədin xaricdə istifadə üçün hüquqi qüvvəsini təsdiq edən xüsusi möhür və ya elektron qeydidir.

O, sənəd bir ölkədə verilibsə və onu başqa bir ölkədə təqdim etmək lazımdır. Məsələn, xaricdə verilən doğum şəhadətnaməsi, diplom, cinayətkeşlik haqqında arayış və ya nikah şəhadətnaməsi Rusiyada miqrasiya sənədlərinin tərtibi zamanı tələb oluna bilər.

Apostil yalnız sənədin verildiyi ölkədə qoyulur. Məsələn, Rusiya doğum şəhadətnaməsi yalnız Rusiyada apostil edilə bilər, Kazaxıstan diplomu isə yalnız Kazaxıstanda. Xaricdəki Rus konsulluqları apostil qoymur.

Vacibdir: apostil sənədi tərcümə etmir və notarial təsdiqlənmiş tərcüməni əvəz etmir. Əgər sənəd xarici dildə tərtib edilibsə, Rusiyanın orqanlarına təqdim etmək üçün adətən bütün komplektin tərcüməsi tələb olunur.

Apostil, tərcümə və ya leqallaşdırma: nəyi seçmək lazımdır

Haaqa Konvensiyası: Apostil nə zaman lazımdır

Haaqa Konvensiyası 1961-ci ildən etibarən iştirakçı ölkələr arasında mürəkkəb konsul təsdiqi prosesini ləğv etdi və onun yerinə apostil tətbiq etdi. Əgər sənəd bu konvensiyada iştirak edən bir ölkədə verilibsə, Rusiyaya adətən apostil və notarial tərcümə kifayətdir.

Ölkənin iştirakını yoxlamaq üçün Haaqa Beynəlxalq Özəl Hüquq Konfransının aktual siyahısına və ya Rusiya konsulluğunun veb saytına baxmaq daha yaxşıdır. Ölkə siyahıları yenilənə bilər.

Apostilin adətən tətbiq edildiyi ölkələrin nümunələri:

Əgər ölkə Haaqa konvensiyasında iştirak edirsə, konsul təsdiqi adətən lazım deyil: onun yerini apostil tutur.

MDB ölkələri: Rusiyaya sənəd təqdim etmək üçün apostil lazımdırmı

MDB ölkələrinin bir neçəsində sənədlərin tanınması üçün sadələşdirilmiş prosedur mövcuddur. Məsələnin mahiyyəti belədir: müvafiq orqanlar tərəfindən verilmiş rəsmi sənədlər, möhürlə təsdiqləndikdə, başqa bir ölkədə əlavə təsdiq olmadan qəbul edilir.

Əvvəllər daha çox 1993-cü il Minsk Konvensiyasına istinad olunurdusa, lakin 28 iyun 2023-cü ildən etibarən Rusiya üçün 2002-ci il Kişinyov Konvensiyası qüvvəyə mindi. Kişinyov Konvensiyasının iştirakçı ölkələri arasında Minsk Konvensiyası və ona aid protokol tətbiqini dayandırır, sadələşdirilmiş prosedur artıq yeni müqavilə üzrə davam edir.

Ukrayna ilə bağlı xüsusilə diqqətli olmaq lazımdır: 19 may 2024-cü ildən Minsk Konvensiyası Ukrayna üçün artıq qüvvədə deyil, buna görə də ümumi sadələşdirilmiş proseduru avtomatik tətbiq etməmək lazımdır.

Konsul Legallaşdırma: nə vaxt lazımdır

Konsul legallaşdırma lazımdır, əgər sənəd aşağıdakı ölkədə verilib:

1. Haaqa konvensiyasında iştirak etmir;
2. Rusiya ilə sənədlərin legallaşdırılmasının ləğvi haqqında müqaviləsi yoxdur;
3. Sənədin diplomatik və ya konsul qurumları vasitəsilə təsdiqini tələb edir.

Konsul legallaşdırması apostilindən daha çətindir. Adətən prosedur belə görünür:

1. sənəd verən ölkənin müvafiq orqanı tərəfindən təsdiq edilir;
2. sonra bu ölkənin xarici işlər nazirliyi və ya digər səlahiyyətli orqan tərəfindən təsdiqlənir;
3. bundan sonra sənəd Rusiyanın konsulluğunda legallaşdırılır;
4. Rusiyada təqdim etmək üçün rus dilinə tərcüməsi hazırlanır.

Konsul legallaşdırması daha çox Haaqa konvensiyasına daxil olmayan ölkələrdən gələn sənədlər üçün lazımdır. Məsələn, Yaxın Şərq, Afrika və ya Asiyadan olan bəzi ölkələrdən gələn ayrı-ayrı sənədlər üçün məhz belə prosedur tələb oluna bilər.

Hansı sənədlər apostil və ya leqallaşdırma tələb edir

Ən çox apostil və ya konsul leqallaşdırması şəxsi, təhsil, ailə, məhkəmə və kommersiya sənədləri üçün tələb olunur. Müalicə, sığorta və ayrı-ayrı prosedurlar üçün də tibb sənədləri lazım ola bilər.

Şəxsi sənədlər

Şəxsi sənədlərə daxildir:

• doğum şəhadətnaməsi;
• nikah şəhadətnaməsi;
• boşanma şəhadətnaməsi;
• ölüm şəhadətnaməsi;
• ailə vəziyyəti haqqında arayış;
• ad və ya soyad dəyişikliyi haqqında arayış;
• cinayət qeydi olmayanlıq arayışı.

Bu cür sənədlər adətən nikah, vətəndaşlığın alınması, RVP, VNZH, miras, məhkəmə və ya qohumluq əlaqələrinin təsdiqi üçün tələb olunur.

Əgər sənəd miqrasiya proseduru üçün lazımdırsa, konkret baza üçün sənədlər siyahısını əvvəlcədən yoxlayın. Məsələn, müvəqqəti yaşayış icazəsinin alınması üçün ayrıca sənəd dəsti lazım ola bilər: RVP üçün tələb olunan sənədlər .

Təhsil sənədləri

Təhsil sənədlərinə daxildir:

• məktəb attestatı;
• kollec diplomu;
• universitet diplomu;
• diplom əlavəsi;
• akademik arayış;
• təhsil müəssisəsindən arayış;
• elmi dərəcə və ya ad haqqında sənədlər.

Təhsil sənədləri üçün apostil təhsil sahəsində səlahiyyətli orqan tərəfindən qoyulur. Rusiyada təhsil sənədlərinin təsdiqi Rospotrebnadzor və ya regional orqanlar vasitəsilə həyata keçirilir və apostilin orijinala qoyulması müddəti adətən orijinalın səlahiyyətli orqana təqdim edilməsindən sonra 5 iş günü içindədir.

Notarial sənədlər

Notarial sənədlərə daxildir:

• etibarnamə;
• uşağın xaricə çıxmasına razılıq;
• pasportun notarial surəti;
• şəhadətin notarial surəti;
• notarial tərcümə;
• notarius tərəfindən təsdiq edilmiş ərizə;
• həyat yoldaşının razılığı;
• miras sənədləri.

Rusiyada notarial sənədlərə apostil adətən İqtisadiyyat Nazirliyinin regional orqanları tərəfindən qoyulur. İqtisadiyyat Nazirliyi də izah edir ki, notarial təsdiq edilmiş surətlər üçün apostil almaq üçün notarial hərəkətin həyata keçirildiyi yer üzrə regional orqana müraciət etmək lazımdır.

Məhkəmə və inzibati sənədlər

Apostil və ya leqallaşdırma məhkəmə və inzibati sənədlər üçün tələb oluna bilər, məsələn, giriş qadağasının ləğvi zamanı. Adətən bu cür sənədlərə daxildir:

• məhkəmə qərarları;
• icra sənədləri;
• məhkəmədən arayışlar;
• himayə orqanlarının qərarları;
• arxiv arayışları;
• hüquqi şəxslərin sənədləri;
• reyestr çıxarışları;
• vergi arayışları.

Bu cür sənədlər üçün hansı orqanın onları verdiyini müəyyən etmək vacibdir. Bu, apostilin harada qoyulmasından asılıdır.

Apostili harada qoymaq olar

Apostili hər hansı bir dövlət orqanı deyil, yalnız müvafiq orqan qoyur. Dövlət orqanı ilə bağlı səhv vaxt itkisinin ən tez-tez baş verən səbəblərindən biridir.

Əgər sənəd Rusiyanın sərhədindən kənarda verilibsə, apostili verildiyi ölkədə qoymaq lazımdır. Rusiyada xarici sənədə apostil qoymaq olmaz.

Qiymət və müddətlər

Rusiyada apostil üçün dövlət rüsumunun məbləği Dövlət Xidmətləri portalında və ya müvafiq dövlət orqanının saytında göstərilir. Müraciət etməzdən əvvəl cari məbləği yoxlayın, çünki ödəniş qaydaları və hesabat məlumatları dəyişə bilər.

Xidmətin göstərilmə müddəti orqandan və imzanın, möhürün və ya vəzifəli şəxsin səlahiyyətlərinin yoxlanmasından asılıdır. Əgər interdepartamental sorğu lazımdırsa, sənədin hazırlanması daha çox vaxt apara bilər, ona görə də apostili son günə saxlamayın.

Əgər apostil təcili lazımdırsa, gecikdirməmək daha yaxşıdır. Hətta standart müddət qısa olsa da, sənədlərin təqdim edilməsi üçün növbə, imza nümunələrinin yoxlanması və regional dövlət orqanın yüklənməsi müddəti uzada bilər.

Minsk Konvensiyası və MDB üçün sadələşdirmə

Mətnlərdə tez-tez «Minsk Protokolu» ifadəsi ilə rastlaşılır, lakin düzgün olaraq 1993-cü ilin Minsk Konvensiyası və ona əlavə edilən 1997-ci il protokolu haqqında danışmaq daha düzgün olar. 28 iyun 2023-cü ildən etibarən Rusiyanın daima diqqət yetirdiyi 2002-ci il Kişinyov Konvensiyası mövcuddur.

Sadələşdirmənin mahiyyəti: bir tərəfin səlahiyyətli orqanları tərəfindən verilmiş sənədlər, digər tərəfin ərazisində xüsusi təsdiq olmadan qəbul edilir. Minsk Konvensiyasında bu qayda 13-cü maddədə təsbit olunmuşdur: rəsmi sənədlər hər hansı xüsusi təsdiq olmadan qəbul edilir.

Praktikada bu, MDB ölkələrindən olan bir çox sənəd üçün Rusiyada apostil tələb olunmadığı deməkdir. Lakin sənəd milli dildə tərtib edilibsə, rus dilinə tərcümə tələb oluna bilər.

Məsələn:

• Kazakistanda doğum şəhadətnaməsi kazak dilində - adətən rus dilinə notarial tərcümə tələb olunur;
• Belarusiya şəhadətnaməsi rus dilində - tez-tez apostilsiz və tərcüməsiz qəbul edilir;
• Özbəkistandan diplom - adətən tərcümə tələb olunur, apostil isə aktiv müqavilə varsa tələb olunmaya bilər;
• Ukrayna sənədi 2024-cü ildən sonra - ayrıca yoxlanılmalıdır: bir çox hallarda apostil tələb oluna bilər.

Addım-addım təlimat: Rusiyaya sənəd hazırlamaq üçün

Addım 1. Verilmə ölkəsini müəyyən edin

Əvvəlcə sənədin harada verildiyini öyrənin. Müraciət edən şəxsin vətəndaşlığı deyil, məhz sənədin verildiyi ölkə və orqan əhəmiyyətlidir.

Məsələn:

• diplom Ermənistan’da verilib;
• cinayət qeydi haqqında arayış Türkiyə’də verilib;
• nikah şəhadətnaməsi Almaniya’da verilib;
• doğum şəhadətnaməsi Qazaxıstan’da verilib.

Addım 2. Apostil tələb olub-olmadığını yoxlayın

Əgər verilmə ölkəsi Haaqa konvensiyasında iştirak edirsə — adətən apostil tələb olunur.

Əgər ölkə Rusiyanın leqallaşdırma ləğvi barədə müqavilə bağladığı dövlətlərdən biridir, apostil tələb olunmaya bilər.

Əgər ölkə Haaqa konvensiyasında iştirak etmirsə və Rusiyaya müqavilə yoxdur — konsul leqallaşdırması tələb olunur.

Addım 3. Apostil qoyun və ya leqallaşdırma prosesini keçin

Apostil sənədin verildiyi ölkədə qoyulur. Konsul leqallaşdırması da sənədin verildiyi ölkədə başlayır, daha sonra Rusiya konsulluğundan keçir.

Tələbləri yoxlamadan tərcümə etməyin: bəzən əvvəlcə orijinala apostil lazım olur, ondan sonra isə bütün sənədin tərcüməsi, apostil ilə birlikdə.

Addım 4. Rus dilinə tərcümə edin

Sənəd rus dilində deyilsə, tərcümə tələb olunur. Adətən Rusiya orqanları üçün notarial təsdiq olunmuş tərcümə tələb olunur.

Tərcümə yalnız sənədin özünü deyil, həm də apostil, möhür, ştamplar, imzalar və xidməti qeydləri əhatə etməlidir. Daha ətraflı: sənədlərin tərcüməsi və notarial təsdiqi .

Addım 5. Qəbul edən orqanın tələblərini yoxlayın

Təqdim etmədən əvvəl konkret idarədə tələbləri dəqiqləşdirin: Daxili İşlər Nazirliyi, ZAGS, məhkəmə, ali məktəb, notariat və ya miqrasiya orqanının sənədin forması, qüvvədə olma müddəti və tərcümə ilə bağlı öz qaydaları ola bilər. Sənəd nəzarət edilən şəxslər reyestri üçün lazımdırsa, tələbləri tərcümədən əvvəl yoxlamaq daha yaxşıdır.

Xüsusilə aşağıdakı tələbləri yoxlamaq vacibdir:

• RVP;
• VNZH;
• vətəndaşlıq;
• xarici vətəndaşla nikah;
• təhsilin tanınması;
• məhkəmə prosedurları;
• irs;
• Ukraynadan olan sənədlər;
• köhnə sovet nümunəli sənədlər.

Tez-tez baş verən xətalar

Xəta 1. Apostil düzgün sənədə qoyulmayıb

Bəzən apostil nüsxə deyil, orijinal sənəd üçün tələb olunur. Başqa hallarda isə əksinə, apostil olan notarial nüsxə qəbul edilir. Bu, sənədin növündən və idarənin tələblərindən asılıdır.

Xəta 2. Sənədi apostildən əvvəl tərcümə edirlər

Əgər əvvəlcə tərcümə edilərsə, sonra orijinala apostil qoyularsa, tərcümə tam olmaya bilər: apostili də tərcümə etmək lazımdır. Tez-tez düzgün sıra belə olur: əvvəlcə apostil, sonra bütün paket üzrə tərcümə.

Xəta 3. Apostilin tərcüməni əvəz etdiyini düşünürlər

Apostil sənədin həqiqiliyini təsdiqləyir, amma onu Rusiya orqanı üçün başa düşülən etmir. Sənəd rus dilində deyilsə, tərcümə adətən mütləqdir.

Xəta 4. Köhnə sənəd istifadə edirlər

Bəzi sənədlərin etibarlılıq müddəti var. Məsələn, cinayət qeydi haqqında arayış və ya ailə vəziyyəti haqqında arayışı yalnız yeni verilmişsə qəbul edə bilərlər.

Xəta 5. Ölkəni və beynəlxalq müqaviləni yoxlamırlar

Almaniya üçün apostil tələb olunur, Qazaxıstanda tez-tez tərcümə kifayətdir, Ukraynada isə 2024-cü ildən qaydalar dəyişib, Haaqa konvensiyasının xaricindəki ölkələr üçün isə konsulluq leqallaşdırması tələb oluna bilər.

FAQ

Rusiya üçün xarici sənədin üzərinə apostil qoymaq lazımdırmı?

Bəli, əgər sənəd Haaqa konvensiyasının iştirakçısı olan ölkədə verilibsə və bu ölkə ilə Rusiya arasında leqallaşdırmanın ləğvi haqqında müqavilə yoxdursa. Belə bir müqavilə varsa, apostil tələb olunmaya bilər.

MDB ölkələrindən olan sənədlər üçün apostil lazımdırmı?

Həmişə deyil. Bir çox MDB ölkəsi üçün sənədlərin tanınmasının sadələşdirilmiş qaydası tətbiq olunur: adətən, rus dilinə tərcümə kifayətdir. Amma Ukrayna və bəzi mübahisəli vəziyyətlər üzrə tələbləri ayrıca yoxlamaq lazımdır.

Apostil harada qoyulmalıdır: Rusiyada, yoxsa verildiyi ölkədə?

Apostil yalnız sənədin verildiyi ölkədə qoyulur. Rusiya sənədi Rusiyada, xarici sənəd isə verildiyi ölkədə apostil edilir.

Əvvəlcə nə etmək lazımdır: apostil, yoxsa tərcümə?

Adətən, əvvəlcə sənədin orijinalına apostil qoyulur, sonra isə bütün paketin rus dilinə tərcüməsi edilir: sənəd, apostil, möhürlər, ştamplar və imzalar.

Apostil nə qədərdir?

Rusiyada apostil üçün dövlət rüsumu konkret xidmətin kartında göstərilir. Əlavə olaraq tərcümə, notarial təsdiq, nümayəndənin xidmətləri və ya sənədlərin göndərilməsi ödənilə bilər.

Rusiyada apostilsiz sənəd təqdim etmək mümkündürmü?

Mümkündür, əgər verildiyi ölkə Rusiyanın leqallaşdırmanın ləğvi haqqında razılaşmasına daxildirsə və ya konkret Rusiya orqanı belə sənədi xüsusi qaydalarla qəbul edirsə. Amma sadələşdirilmiş tanınma üçün əsaslar yoxdursa, apostilsiz və ya leqallaşdırılmamış sənəd qəbul edilməyə bilər.

Qısa nəticə

Rusya üçün yalnız sənədin növünü deyil, onun verildiyi ölkəni də düzgün müəyyənləşdirmək vacibdir.

Əgər ölkə Haaqa Konvensiyasında iştirak edirsə, adətən apostil tələb olunur. Əgər ölkə Konvensiyada iştirak etmirsə, konsul təsdiqi tələb oluna bilər. Əgər sənəd MDB ölkəsində verilibsə və burada hüquqi yardım haqqında razılaşma varsa, çox vaxt rus dilinə notarial tərcümə kifayətdir.

Sənədin hazırlanması üçün ən təhlükəsiz sxem:

1. Verilmə ölkəsini müəyyənləşdirin;
2. Apostil və ya təsdiqin lazım olub-olmadığını yoxlayın;
3. Əgər tələb olunursa, verilmə ölkəsində apostil qoyun;
4. Sənədi rus dilinə tərcümə edin;
5. Tərcüməni notarial təsdiq edin;
6. Sənədin təqdim olunacağı orqanda tələbləri dəqiqləşdirin.